01Übersicht
Outreach Agent ist ein vollautonomer KI-SDR (Sales Development Representative) für B2B-Unternehmen im DACH-Raum. Im Unterschied zu klassischen Outreach-Tools (Apollo, Outreach, Lemlist, smartlead) führt unser Agent keine Drip-Sequenzen sondern echten Dialog — klassifiziert Lead-Antworten, komponiert passende Responses, übergibt bei Qualifizierung an den Menschen.
Das Produkt in einem Satz
Ein Plugin ist dein Unternehmen. Der Agent findet B2B-Kunden für dich, führt den Dialog bis zum Termin — und weiß ehrlich, wann er nicht weiter kann.
Zielkunde
- B2B-Unternehmen in DACH (Deutschland, Österreich, Schweiz)
- 5-100 Mitarbeiter (größer: haben schon Apollo/Outreach; kleiner: kein Budget)
- Auftragsvolumen ab €2.000 (SaaS-Fee muss sich amortisieren)
- Branchen: B2B-Dienstleister, Agenturen, Beratung, IT, SaaS, Spezialhandwerk (Yachtbau, Sondermaschinenbau), Industrie-Zulieferer
- Aktuell: kein professionalisiertes Outbound-Team, Sales ist ad-hoc
Was wir NICHT sind
- Kein reines Email-Template-Tool (das sind Lemlist, smartlead)
- Kein CRM (wir exportieren nach HubSpot/Salesforce, ersetzen sie nicht)
- Kein Voice-Agent (noch nicht — Q3 2026 geplant)
- Kein LinkedIn-Outbound (noch nicht — Q2 2026 geplant)
- Nicht für B2C / reine Endkunden-Kampagnen
Das Unternehmen dahinter
Startup-Phase in 2026, basierend in Hamburg. Der Agent wurde gebaut weil wir selbst ein B2B-Vertriebs-Problem lösen wollten und kein existierendes Tool die Anforderungen erfüllt hat. Wir sind heute selbst aktiver Nutzer (Dogfooding): der Agent findet für uns Pilot-Kunden.
02Architektur
Outreach Agent ist ein TypeScript/Node.js-Monolith mit Plugin-System. Eine Core-Engine, beliebig viele Plugins. Plugins werden über die Admin-UI oder API erstellt und live aktiviert — kein Neustart.
Tech-Stack
| Layer | Stack |
|---|---|
| HTTP-Server | Hono (lightweight, Edge-tauglich) |
| Runtime | Node.js 20+ mit tsx |
| Database | Supabase (Postgres, Frankfurt EU) |
| Vector-Store | pgvector in Supabase |
| AI-Provider | Anthropic Claude (API) |
| Email-Provider | Resend (Frankfurt EU) |
| Lead-Source | Google Maps Places API |
| Payment | Stripe |
| Marketing-Web | Next.js 16 App Router, Vercel |
| Admin-UI | Vanilla TS + Vite |
| Customer-Dashboard | Next.js auf outreach-web |
Die 16 Engines
Jede Engine hat eine klare Verantwortung, kann einzeln getestet werden:
| Engine | Verantwortung |
|---|---|
| ScraperEngine | Google Maps Search + Website-Fetch + Email-Regex |
| Enricher | Lead-Analyse mit Claude (fit_score, Rich-Profile) |
| Personalizer | Mail-Komposition mit Placeholder-Replacement |
| Sequencer | Email-Sequence-Lifecycle (Legacy Drip, wird abgelöst) |
| ConversationEngine | Thread-Management, Matching, CRUD |
| IntentClassifier | 10 Intent-Taxonomie für eingehende Mails |
| ResponseComposer | Context-aware Response-Komposition mit Confidence |
| ConversationScheduler | Cron-driven Auto-Send-Gate, Scheduler |
| HandoffEngine | Qualification + Knowledge-Gap Alerts |
| ReplyEngine | Legacy Reply-Classification (wird abgelöst) |
| MemoryEngine | pgvector-basiertes Learning (RAG) |
| RateLimiter | Per-Plugin Send-Limits + Opt-Out-Blocklist |
| AutopilotEngine | Scheduled Scraping + Auto-Enrollment |
| DocumentGenerator | PDF-Reports (Potenzialanalyse) |
| ChannelEngine | Ad-Copy für Google/FB/LinkedIn (optional) |
| ProjectSimulator | ROI-Berechnung pro Lead (plugin-spezifisch) |
Data-Flow pro Lead
Plugin-Config laden
↓
Scraper findet Unternehmen via Google Maps
↓
Website-Fetch (mit Redirect-Chain-Handling, Base64-Email-Decoder)
↓
AI-Enrichment (Claude): fit_score + rich_profile
↓
Lead-Insert in agent_leads
↓
Personalizer komponiert Initial-Mail
↓
Email via Resend gesendet
↓
[Lead antwortet]
↓
Inbound-Webhook empfaengt
↓
ConversationEngine.matchIncoming() → Thread zuordnen
↓
IntentClassifier: 1 von 11 Intents
↓
ConversationScheduler tick:
├── Qualification-Check → Handoff?
├── Compose Response mit Knowledge-Base
├── Confidence-Gate: Auto-Send oder Draft?
└── Memory: speichere Lern-Eintrag
↓
Mail sent / Draft in Dashboard / Alert für HumanAI-Model-Tiers
Kosten-Optimierung durch intelligentes Routing. Simple Tasks laufen auf Haiku (10x billiger), Reasoning auf Sonnet, schwere Analyse auf Opus.
| Tier | Model | Tasks |
|---|---|---|
| fast | Haiku / Sonnet (Fallback) | Reply-Classify, Memory-Keywords, Partner-Qualify, Website-Scrape |
| standard | Sonnet 4 | Enrich, Personalize, Response-Compose, Ad-Copy |
| premium | Sonnet 4 / Opus | Company-Research (Fit-Score), Pitch-Decks, komplexes Reasoning |
Überschreibbar per Plugin via AI_FAST_MODEL, AI_STANDARD_MODEL, AI_PREMIUM_MODEL.
03Plugin-System
Ein Plugin ist der konfigurierbare Container für ein Unternehmen = eine Absender-Identitaet. Je Kunde gibt es beliebig viele Plugins (je nach Plan). Jedes Plugin hat vollständige Isolation: eigene Prompts, eigene Leads, eigene Knowledge-Base.
Plugin-Felder im Detail
| Feld | Zweck |
|---|---|
name | Eindeutiger Slug (URL-safe) |
company_name | Anzeigename in Mails |
company_description | Kurz-Pitch (1-2 Sätze) |
business_context | Ausführlicher Kontext für AI |
sender_name | Display-Name in From-Header |
sender_email | FROM-Adresse (muss in Resend verifiziert sein) |
signature | Email-Signatur (wird appended) |
legal_name/address/vat_id/register | Impressum (DSGVO-Pflicht in jeder Mail) |
plan | starter / professional / business / enterprise / pilot |
lead_quota_monthly | Hart-Limit für Lead-Generation |
email_quota_monthly | Hart-Limit für Mail-Versand |
enrichment_prompt | Anweisung an AI: wie Leads bewerten |
personalization_prompt | Anweisung an AI: wie Mails schreiben |
reply_classification_prompt | Anweisung an AI: wie Replies deuten |
scoring_criteria | Gewichtete Scoring-Regeln |
sequences | Email-Sequenz-Definition (Follow-up-Timing) |
templates | Email-Templates (Platzhalter-basiert) |
scraper_config | Such-Queries + Regionen + Radius |
foerder_config | Welche Foerder-Kategorien mitschreiben |
simulation_config | ROI-Berechnung Typ (solar, pool, ...) |
knowledge | Produkt-Wissen (siehe Section 5) |
safety | Learning-Mode, Confidence-Threshold, etc. (siehe Section 6) |
deal_mode | fixed_offer / custom_offer / hybrid |
handoff | Wann + wie übergeben (siehe Section 6) |
Plugin-Isolation
Alle Datastore-Queries filtern nach plugin_name. Plugin A kann Plugin B's Leads physisch nicht sehen — über Role-Guard-Middleware enforced. Jedes Plugin hat unique Absender-Identitaet; keine "shared sender" Architektur.
04Dialog-Agent
Der Kern-Unterschied zu klassischen Outreach-Tools: unser Agent führt echten Dialog statt Drip-Sequenzen. Kommt eine Antwort, wird sie klassifiziert und kontextabhaengig beantwortet.
Die 11 Intents
| Intent | Beispiel | Agent-Strategie |
|---|---|---|
meeting_request | "Lass uns nächste Woche sprechen?" | Direkter Handoff |
info_request | "Wie funktioniert das genau?" | Knowledge-Base-Antwort |
price_question | "Was kostet das?" | Tier-Preise transparent |
ready_to_buy | "Ich nehme den Starter" | Checkout-Link senden |
timing_objection | "Aktuell kein Budget" | In X Monaten nochmal |
product_objection | "Passt nicht zu uns" | Nachfragen statt widerlegen |
competitor_mention | "Nutzen Apollo" | Differenzierung, kein Trashtalk |
referral | "Schreib meinem Kollegen X" | Info sammeln, Handoff |
hard_no | "Bitte entfernen" | Opt-Out + status=opted_out |
out_of_office | Auto-Reply | Ignorieren, +7 Tage warten |
unclear | Nicht zuzuordnen | Klarfrage, kein Pitch |
Conversation-Lifecycle
| Status | Bedeutung |
|---|---|
active | Laufender Dialog |
paused | Manuell pausiert |
awaiting_human | Draft wartet auf Approval |
handoff_pending | Lead qualifiziert, Human übernimmt |
handed_over | Human hat aktiv übernommen |
won | Termin gebucht / Deal geschlossen |
lost | Klares Nein |
opted_out | Opt-Out eingegangen |
unresponsive | Keine Antwort nach Follow-ups |
Thread-Matching
Eingehende Mails werden per RFC 5322 Threading zugeordnet:
In-Reply-To-Header exact aufemail_message_idgematched- Falls nicht:
References-Chain durchgehen - Falls immer noch nicht: Lead's Email-Adresse + juengste aktive Conversation
- Sonst: als Orphan geloggt in Audit-Log
Confidence-Scoring
Jede vom Composer produzierte Response bekommt einen 0-100 Self-Score. AI ist explizit angewiesen, konservativ zu scoren.
- 90+: Intent klar, Context reich, perfekte Antwort — auto-send
- 70-89: Solide aber nicht perfekt — je nach Plugin-Threshold
- 50-69: Unsicher — immer Draft zu Human
- <50: Starke Zweifel — Draft + Flag needs_human_input
05Knowledge-Base
Die Knowledge-Base ist die autoritative Quelle für alle faktischen Aussagen der AI über dein Produkt. Was hier nicht steht, erfindet die AI nicht — sie flaggt die Frage stattdessen alsneeds_human_input und fragt dich.
Struktur
knowledge:
product_overview: "Elevator-Pitch"
core_features:
- name: "Feature A"
description: "Was es tut"
limitations:
- "Was wir NICHT können"
pricing:
currency: "EUR"
tiers:
- name: "Starter"
price: "€299/Monat"
includes: ["200 Leads", "1 Plugin"]
checkout_url: "https://buy.stripe.com/..."
notes: "30 Tage Geld-zurück-Garantie"
integrations:
current: ["Resend", "Supabase"]
planned: ["HubSpot Q3 2026"]
custom_possible: "API-basiert ab Business-Plan"
faq:
- q: "Wie lange dauert Setup?"
a: "15 Min"
objections:
- objection: "Wir nutzen Apollo"
response: "DACH-first-Fokus, Foerder-DB, ..."
case_studies: []
guarantees:
- "30 Tage Geld-zurück"Wie die AI das nutzt
Der Response-Composer baut bei jeder Antwort einen Prompt-Block aus der Knowledge-Base. Explizite Anweisung: "Was nicht im Block steht, erfindest du NICHT — flag als needs_human_input."
Bei einer Frage "Integriert ihr euch mit Pipedrive?" prüft die AI dieintegrations-Liste. Ist Pipedrive nicht drin, antwortet sie ehrlich: "Pipedrive ist aktuell nicht geplant. HubSpot + Salesforce kommen Q3 2026. Aktuell API-basierter Export möglich."
Das macht den Agent ehrlich. Er luegt nicht um Deals zu gewinnen, er sagt klar was er kann und was nicht.
Best Practices
- Halt die
limitations-Liste ehrlich — bessere Conversions als verschwiegene Schwaechen objectionsmit 4-6 Standard-Einwaenden befüllenfaqwaechst organisch: jedeneeds_human_input-Antwort von dir sollte als neuer FAQ-Eintrag landencase_studiesstartet leer — füll sie nach ersten echten Kundenpricing.tiers[].checkout_urleinmal setzen dann kann Agent auto-closen
06Safety-Rails
Das Herz-Feature für Enterprise-Trust. Der Agent ist by-design konservativ — er sendet nur autonom wenn er sicher ist UND Plugin-Policies erlauben es.
Learning-Mode
Beim Plugin-Setup: safety.learning_mode = true. Das erzwingt: jede AI-Antwort wird als Draft erstellt, niemals autonom gesendet, unabhaengig von Confidence. Du reviewst alles.
Nach ~30 erfolgreichen Drafts (die du approved hast, ggf. leicht editiert): Learning-Mode ausstellen, der Agent darf bei hoher Confidence selber senden. Wichtig: niemals vor Learning-Mode-Abschluss auf auto.
9-Stufen-Auto-Send-Gate
Jede Composer-Antwort muss durch diese Cascade:
- Empty Body → SKIP (nicht mal Draft)
- Forbidden-Phrase gefunden → DRAFT
- AI hat topic_escalation_needed geflagged → DRAFT
- learning_mode aktiv → DRAFT (immer, override confidence)
- Intent in
always_draft_intents→ DRAFT - Thread hat >=
max_auto_responses_per_threadAuto-Sends → DRAFT - Intent in
always_auto_intents→ AUTO-SEND (bypass) - Confidence >=
auto_send_threshold→ AUTO-SEND - Default → DRAFT
Forbidden-Phrases (Standard + Plugin-Custom)
Default-Blocklist:
- "100% garantiert" / "zu 100%"
- "risikofrei"
- "problemlos"
- "auf jeden Fall"
- "garantiere Ihnen"
- "ohne Risiko"
Erweiterbar per plugin.safety.forbidden_phrases.
Handoff-Trigger (4-Tier)
Wann übergibt der Agent statt selbst zu antworten:
- Explizite Intents: meeting_request, referral, ready_to_buy
- Keyword-Match: "Enterprise", "Custom", "White-Label", ...
- deal_mode=custom_offer + jedes Interest-Signal
- Interest-Score >= Threshold + Message-Count >= 4 (Thread hat sich entwickelt)
Human-in-the-Loop Alerts
Zwei Arten, beide landen im Dashboard-Inbox des Stellwerk-Workspace:
- knowledge_gap: AI weiss Antwort nicht. Du tippst sie, Agent sendet + speichert als neuen FAQ-Eintrag.
- qualification_ready: Lead ist qualifiziert, du übernimmst Close.
07Slot-System + Wildcards
Statt starrer Templates (wie Apollo/Lemlist) komponiert der Agent jede Initial-Mail aus austauschbaren Bausteinen — Opener, Enrichment-Hook, Value-Proposition, CTA, optional P.S. Jeder Baustein ist ein Intent(Anleitung für die AI), nicht ein fertiger Text. Die AI schreibt pro Lead individuell innerhalb dieser Vorgabe.
Das 70/20/10-Prinzip
Jede Mail wird nach einer Mischung aus bekannter Performance und kontrolliertem Chaos komponiert — inspiriert von Random-Walk-Forward aus dem algorithmischen Trading:
| 70% | Safe | Top-Performer aus gelernten Slots |
| 20% | Challenge | Schwächere Varianten re-testen |
| 10% | Wildcard | Komplett freie AI — neue Muster entdecken |
Ohne die 10%-Wildcards würde das System in lokalen Optima kleben — was vor 6 Monaten funktionierte, wirkt heute schal. Markets shiften, Spam-Filter ändern sich, Konkurrenten kopieren erfolgreiche Winkel. Die Wildcards sind der Anti-Overfit-Schutz.
Lernfähigkeit pro Baustein
Jede gewählte Kombination wird in agent_messages.custom_fields.slot_combinationgespeichert. Nach Reply/Win/Opt-Out wird jeder einzelne Slot-Bausteingelernt — nicht nur die Mail als Ganzes. Das gibt dem System granulare Signale: "Opener-Variante v3 funktioniert bei Solar-Gewerbe in BW 32% besser als v1".
08Learning-System — der Lern-Loop
Der Agent lernt nicht nur aus positiven Replies, sondern aus sieben kritischen Events entlang der Lead-Journey. Jedes wird semantisch embedded (OpenAI text-embedding-3-small, 1536-dim) und bei zukünftigen AI-Calls als Context injiziert.
Stärkstes positives Signal. Speichert Initial-Winkel, Thread-Verlauf, Tier, Deal-Value, Days-to-close.
Starkes negatives Signal. Lernt welcher Winkel in welcher Branche nicht funktioniert.
Pro Follow-Up: kam Reply? Welcher Winkel wirkt wann.
Mensch meldet nach Sales-Call ob geclosed. Kalibriert Handoff-Trigger.
Datenqualitäts-Signal. Bei Pattern-Häufung Scraping-Query prüfen.
Aggregierte Open/Click/Reply-Rates pro Slot und Segment.
Datenschutz beim Lernen
Vor jedem OpenAI-API-Call werden personenbezogene Daten anonymisiert — Emails, Telefon-Nummern, URLs, Anrede-Vornamen werden durch Platzhalter ersetzt. Das semantische Signal (Branche, Winkel, Outcome) bleibt erhalten, aber die konkrete Person taucht niemals in US-Servern auf. Dritt-Land-Transfer DSGVO-konform via SCCs + zusätzlich technisch minimiert.
09Teams-Integration — Sales-Call automatisch
B2B-Deals werden fast immer per Teams, Google Meet oder Zoom abgeschlossen. Wenn der Agent einen Lead qualifiziert hat und an den Menschen übergibt, bekommt der Lead einen Kalender-Link der automatisch den passenden Online-Meeting-Raum erzeugt.
Drei Konfigurations-Modi
- calendar (Default)
- Cal.com-Link mit Microsoft-Teams-Connector. Lead bucht Slot → Teams-Meeting wird automatisch erstellt, beide Seiten bekommen Kalender-Invite. Kein zusätzliches Setup pro Call.
- teams_direct
- Persistenter Teams-Meeting-Link aus Outlook. Lead klickt, kommt direkt rein. Einfachste Variante, aber alle Calls im gleichen Raum.
- hybrid
- Beide Optionen werden in der Handoff-Mail angeboten. Lead entscheidet selbst.
10Onboarding
Schritt 1 — Erstgespräch (30 Min)
Wir klaeren Branche, Zielregion, ICP (Ideal Customer Profile), aktuelle Vertriebskanaele, realistische Volumen-Erwartung.
Schritt 2 — Plugin-Config (wir, ca. 2 Tage)
Wir bauen dein Plugin:
- Prompts auf deine Branche zugeschnitten
- Scraper-Queries + Regionen (DACH-weit oder spezifisch)
- Sequenzen + Timing
- Knowledge-Base mit euren Preisen, Features, FAQs, Einwaenden
- Safety-Rails (default: Learning-Mode aktiv)
- Handoff-Regeln (Interest-Threshold, trigger_keywords)
Schritt 3 — Email-Domain einrichten (du, ca. 1h)
- DNS-Records setzen: SPF, DKIM, DMARC
- Domain in Resend verifizieren lassen (wir helfen)
- Absender-Email konfigurieren (z.B.
hi@deine-firma.de)
Schritt 4 — Warm-Up (2 Wochen, automatisch)
Ab Tag 1 sendet der Agent max. 50 Mails pro Tag um Deliverability aufzubauen. Steigert sich schrittweise bis auf dein Plan-Limit. Das ist kritisch — wer den Warm-Up überspringt, landet sofort im Spam.
Schritt 5 — Go-Live + Review
- Dashboard-Zugang bekommst du
- Erste 30 Replies: du reviewst jede Draft im Inbox
- Knowledge-Base waechst organisch durch
needs_human_input-Antworten - Nach 30 Tagen: erster Review-Call mit uns, ggf. Learning-Mode deaktivieren
Timeline-Zusammenfassung
| Phase | Dauer | Wer macht |
|---|---|---|
| Erstgespräch | 30 Min | gemeinsam |
| Plugin-Config | 2 Werktage | wir |
| Domain + DNS | 1-2h + 24h Wartezeit | du |
| Warm-Up + erste Scans | 2 Wochen | Agent automatisch |
| Review-Phase | 2 Wochen | gemeinsam |
| Total bis Auto-Send | ~4 Wochen |
11Deliverability
Beste AI-Mails nützen nichts wenn sie im Spam landen. Wir nehmen Deliverability ernst.
Technische Voraussetzungen
- SPF: Resend-Include-Record
- DKIM: 3 CNAME-Records (vorgegeben durch Resend)
- DMARC:
p=noneinitial, späterquarantine - Dedicated Domain: idealerweise Subdomain wie
outreach.deine-firma.de - Sender-Konsistenz: gleiche Absender-Email über Zeit
Warm-Up-Strategie
Per Plugin konfiguriert via RateLimiter:
| Woche | Mails/Tag |
|---|---|
| 1 | 25 |
| 2 | 50 |
| 3 | 100 |
| 4+ | bis Plan-Limit |
Qualitaets-Maßnahmen
- Personalisierung pro Mail: keine Templates, jede Mail individuell
- Sende-Fenster: nur Werktags 9-17 Uhr (einstellbar)
- Pause zwischen Mails: kein Burst-Send, spread über Tag
- Bounce-Handling: Hard-Bounces → automatischer Blocklist-Eintrag
- Opt-Out sofort: jede Opt-Out-Mail wird binnen Sekunden in Blocklist gespeichert
- Reply-Tracking: hohe Reply-Rate = gute Sender-Reputation
Typische Deliverability-Quote
- Inbox-Rate: >95% bei korrekt konfigurierter Domain
- Bounce-Rate: <2% (Regex-first Email-Extraction + Verifier)
- Spam-Rate: <1%
11b. Absender-Modi — Inhouse oder Agentur
Wir sind transparent darin wie die Mails rausgehen. Zwei Optionen, je nach Setup-Bereitschaft und Vertrauensgrad zwischen Kunde und Empfaenger.
Modus A — Inhouse-Absender (empfohlen)
Die Mails gehen von einer Adresse auf deiner eigenen Domainraus — z.B. max@deine-firma.de. Für den Empfaenger nicht von einer Inhouse-Vertriebs-Mail zu unterscheiden.
- Absender-Reputation wird auf deiner Domain aufgebaut
- Beste Open-Rate (kein „externe Firma"-Signal im Header)
- Replies landen auf deiner Domain — können entweder per Agent-Webhook verarbeitet werden oder parallel in deine Inbox gespiegelt
- Rechtlich sauber: eindeutige Absender-Verantwortung nach UWG §5
Setup-Aufwand: einmalig ~30 Min. DNS-Einträge beim Domain-Provider setzen (SPF, DKIM, DMARC). Wir stellen einen Copy-Paste-Guide als Download bereit — siehe unten. Die genauen Werte liefert das Resend-Dashboard beim Hinzufügen der Domain.
DNS-Setup-Anleitung öffnen (Druck-/PDF-freundlich) →
Modus B — Agentur-Absender (schneller Start)
Die Mails gehen von unserer zentralen Domain raus (outreach.stellwerkagents.com). Absender-Name wird persönlich („Max Mustermann · im Auftrag von Firma X"), Reply-To zeigt auf deine Email.
- Null Setup-Aufwand — sofort startbar
- Empfaenger erkennt: externes Tool / Dienstleister
- Etwas geringere Open-Rate (Cold-Mail-Signal im Header)
- Rechtlich: Absender-Verantwortung liegt beim Dienstleister, nicht beim Kunden
Gut für die ersten 2–4 Wochen um Qualitaet zu prüfen, bevor DNS- Setup passiert. Danach meist Migration auf Modus A empfohlen.
Migration A → B jederzeit möglich
Plugin-Config-Feld sender_email wird einfach umgestellt, sobald die neue Domain bei Resend verifiziert ist. Bestehende Conversations laufen auf alter Adresse weiter, neue Leads auf neuer — kein Bruch in laufenden Threads.
Was in jedem Fall von dir benoetigt wird
- Impressum + Datenschutz auf deiner Webseite (Pflicht)
- Ein Kontakt-Postfach für Rueckfragen (manuelle Mailbox ODER Weiterleitung)
- Signierte AVV wenn wir in deinem Namen an Dritte kommunizieren
12DSGVO & Compliance
DSGVO-Compliance ist nicht Nachtrag — wir haben die Architektur um Compliance herum gebaut.
Rechtsgrundlage für B2B-Outreach
B2B-Cold-Mail ist in Deutschland unter DSGVO Art. 6 (1) lit. f(berechtigtes Interesse) plus § 7 Abs. 2 UWG zulaessig, wenn:
- Empfaenger geschäftliche Entscheidungstraeger sind
- Produkt/Leistung mutmasslich zu seinem Business passt
- Sachlich, nicht-reisserisch, kein Spam-Sprache
- Jederzeit Widerspruchsrecht per One-Click-Opt-Out
- Impressum + Pflichtangaben in jeder Mail
Unser Agent enforced all das by-default. Keine Opt-In-Abfrage noetig bei B2B-Empfaengern mit klar geschäftlicher Funktion.
Konkret umgesetzte Maßnahmen
| Maßnahme | Wie |
|---|---|
| Opt-Out-Link | HMAC-signiert (SHA256), in jeder Mail, One-Click |
| Opt-Out-DB | Zentral für alle Plugins, sofortige Wirkung |
| Audit-Log | Jeder Send/Receive/Klassifikation geloggt mit Timestamp |
| Plugin-Isolation | Query-level: kein Plugin sieht andere Daten |
| Rate-Limiting | Pro Plugin + pro Empfaenger (max 1 Seq / Person) |
| Datenlöschung | Lead-Delete per API + Cascaded Delete der Messages |
| Pflichtangaben | Impressum wird automatisch an jede Mail angehaengt |
| Datenexport | Per Email-Request (Art. 15 Auskunft) oder API |
Data-Residency
Alle Kern-Daten in der EU:
- Supabase: Region eu-central-1 (Frankfurt)
- Resend: EU-Region aktiv
- Anthropic (Claude): US-basiert, aber unter DPA mit EU-Standard-Contractual-Clauses
- Google Maps: EU-API-Server wo verfuegbar
AVV / DPA (Auftragsdatenverarbeitung)
Wir stellen bei Vertragsabschluss einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit. Enthält:
- Art + Zweck der Verarbeitung
- Dauer
- Betroffene Datenkategorien
- Technische + organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Sub-Processor-Liste (siehe nächste Section)
- Weisungsbefugnis des Auftraggebers
- Rueckgabe/Loeschung nach Vertragsende
Betroffenenrechte (Art. 15-21)
Jeder Lead kann jederzeit geltend machen:
- Auskunft (Art. 15)
- Berichtigung (Art. 16)
- Loeschung (Art. 17)
- Einschraenkung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch (Art. 21)
Kontakt: /kontakt
13Sub-Processors
Vollständige Liste der Drittanbieter die Kunden-Daten verarbeiten. Änderungen werden 30 Tage vorher angekuendigt.
| Anbieter | Zweck | Datenkategorie | Region |
|---|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, Auth, Storage | Leads, Messages, User-Auth | EU (Frankfurt) |
| Anthropic PBC | AI-Inference (Claude) | Email-Bodies, Lead-Kontext zur Klassifikation + Komposition | USA (DPA+SCC) |
| Resend Inc. | Email-Versand | Recipient-Email, Subject, Body | EU (Frankfurt) |
| Google LLC | Maps Places API | Firmendaten (öffentlich zugaenglich) | USA/EU |
| Stripe Inc. | Payment-Processing | Zahlungsdaten | EU (Dublin) |
| Vercel Inc. | Marketing-Website-Hosting | Nur Website-Inhalte, keine Kunden-Daten | EU-Edge |
Bei welchem Sub-Processor was landet
- Kunden-Geschäftsdaten: nur Supabase
- AI-Training bei Anthropic: NEIN — wir verwenden keine Training-Opt-in, Daten nicht in Modelle eingeflossen
- Email-Logs bei Resend: 30 Tage Retention, dann gelöscht
- Payment bei Stripe: nur Kreditkarten-Processing, keine Lead-Daten
14Kosten-Transparenz
Jeder AI-Call, jede Scraper-Anfrage, jede Email wird in agent_usage_log mit Token-Count und geschätzten Kosten geloggt. Du siehst pro Plugin pro Tag/Woche/Monat:
- Total-Kosten in EUR (USD-EUR-Konvertierung via Env-Kurs)
- Aufschlüsselung nach Anbieter (Anthropic, OpenAI, Google Maps, Resend)
- Aufschlüsselung nach Task (Personalize, Compose, Classify, Enrichment, ...)
- Verlauf als Tages-Balkendiagramm
- CSV-Export für eigenes Controlling
Budget-Guard
Hardcap via DAILY_AI_BUDGET_EUR_DEFAULT pro Plugin. Wenn das Tages-Budget überschritten wird, blockt der AI-Router weitere Calls — verhindert Amok-Loops wo ein Bug in einer Stunde das Budget leert.
Wichtig: keine Buchhaltungs-Grundlage
Die Zahlen in der UI sind geschätzte Kosten auf Basis getrackter Tokens. Die rechtlich relevante Rechnung kommt direkt von Anthropic/OpenAI/Google/ Resend/Stripe — in USD mit Reverse-Charge-Hinweis für DE-Steuer. Diese Rechnungen gehen monatlich direkt an deinen Buchhalter.
15API
REST-API für Integration in bestehende Systeme. Bearer-Token-Auth über Supabase-JWT oder Plugin-API-Key.
Endpunkte (Auswahl)
| Endpoint | Zweck |
|---|---|
GET /api/{plugin}/overview | Dashboard-Stats: Leads, Messages, Quota |
GET /api/{plugin}/leads | Lead-Liste mit Pagination |
POST /api/{plugin}/leads | Lead manuell anlegen |
GET /api/{plugin}/conversations | Conversation-Liste filterable by Status |
GET /api/{plugin}/conversations/:id | Thread-Detail inkl. Messages |
PATCH /api/{plugin}/conversations/:id | Status ändern (won/lost/paused) |
POST /api/{plugin}/conversations/:id/messages/:mid/approve | Draft freigeben |
GET /api/{plugin}/handoffs | Offene Inbox-Alerts |
POST /api/{plugin}/scraper/scan/deep | Manueller Scan-Trigger |
POST /api/{plugin}/webhook/inbound | Resend Inbound-Parse (wir konfigurieren) |
POST /api/{plugin}/webhook/stripe/checkout | Stripe checkout.session.completed |
Export + Integration
Drei Wege für Integration in bestehende Systeme:
- REST-API (alle Plaene): volle CRUD für Leads, Conversations, Messages, Alerts. Bearer-Token-Auth.
- Webhook-System (alle Plaene): 7 Event-Typen werden an deine Endpoint-URL gepusht — lead.created / lead.enriched / conversation.started / reply.received / handoff.triggered / deal.won / deal.lost. Perfect für Zapier/Make/n8n zu HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Airtable.
- CSV-Export (alle Plaene): Leads + Conversations + Messages downloadbar.
- Native Integrationen (Business+Enterprise): HubSpot Sales Hub, Salesforce — auf Anfrage, ab dem Moment wo mindestens 3 Kunden danach fragen + bereit sind Enterprise-Preise zu zahlen.
Unsere ehrliche Meinung: 95% der CRM-Integrationswuensche lösen sich über Webhook + Zapier in 15 Minuten. Native Integrationen bauen wir nur wenn eure spezifische Nutzung das rechtfertigt.
16Support & SLA
Support-Level nach Plan
| Plan | Response-Zeit | Kanal |
|---|---|---|
| Starter | 24h (Werktags) | |
| Professional | 8h (Werktags) | Email + Priority-Queue |
| Business | 4h (Werktags) | Email + Slack |
| Enterprise | 1h (24/7) | Dedicated CSM + Slack + Phone |
| Pilot (erste 10) | Same-Day | Direkter Slack zu Gründern |
SLA (nur Business + Enterprise)
- Uptime: 99.5% (Business) / 99.9% (Enterprise)
- Incident-Response: siehe oben
- Credit bei Breach: 10% Monatsfee pro 1% Downtime unter SLA
- Maintenance-Windows: angekuendigt 48h vorher
Was zaehlt als Downtime
- Agent-HTTP-API >5 Min nicht erreichbar
- Email-Versand >15 Min gestoppt
- Dashboard >30 Min down
Nicht Downtime: geplante Maintenance, Ausfall Anthropic/Resend/Supabase (deren SLAs greifen separat).
17Preise & Pilot-Programm
Komplette Preisliste siehe /pricing. Kurz-Übersicht:
| Plan | €/Monat | Plugins | Leads/Mo | Emails/Mo |
|---|---|---|---|---|
| Starter | 299 | 1 | 200 | 1.000 |
| Professional | 699 | 3 | 800 | 5.000 |
| Business | 1.499 | 10 | 3.000 | 20.000 |
| Enterprise | individuell | ∞ | ∞ | ∞ |
Garantien
- 30 Tage Geld-zurück — keine Fragen, keine Formulare
- Monatlich kuendbar — keine Mindestlaufzeit (ausser Jahres-Vorteilspreis)
- Jahres-Abo: 2 Monate geschenkt
Pilot-Programm (erste 10 Kunden, bis 30.06.2026)
- Setup kostenlos (Wert ~€2.000)
- 50% Rabatt auf die ersten 3 Monate
- Termin-Garantie: 0 qualifizierte Termine in 90 Tagen → 100% Rueckerstattung der ersten 3 Monate
- Direkter Slack-Channel zu den Gründern
- Mitgestaltung am Produkt-Roadmap
- Gegenleistung: Wir duerfen dich als Case Study referenzieren
18Exit & Portabilitaet
Vendor-Lock-In ist ein enterprise-Hauptsorge. Hier unsere Antworten:
Was du jederzeit exportieren kannst
- Alle Leads als CSV (mit allen Custom-Fields)
- Alle Conversations als CSV oder JSON
- Alle Messages (inbound + outbound) mit Timestamps + Klassifikationen
- Plugin-Config als JSON (portable)
- Knowledge-Base als Markdown
- Memory/RAG-Inhalte als JSON
Was nach Kuendigung passiert
- Tag 0 der Kuendigung: Kunde erhält Full-Export-Link
- 30 Tage Grace-Period: Export weiter abrufbar, keine neue Leads/Mails
- Nach 30 Tagen: Vollständige Loeschung aller Daten (inkl. Backups)
- Bestätigung per Email mit Loesch-Protokoll
Open-Source-Anteile
Der Agent-Core ist nicht Open-Source (closed-source SaaS). Aber:
- Plugin-Config-Format ist dokumentiert + portable
- API ist REST + OpenAPI-Spec
- Kein proprietaeres Datenformat
- Datenbank-Schema ist dokumentiert (Supabase ist Postgres, lesbar)
19FAQ
Wie schnell bis erste Mails rausgehen?
Nach Onboarding-Call + Domain-Setup dauert es ca. 3-5 Werktage. Dann Warm-Up-Phase 2 Wochen.
Kann ich den Agent mit meinem CRM verbinden?
Ja, drei Wege: (1) REST-API ist vollständig dokumentiert, Entwickler können in Stunden integrieren. (2) Webhook-System pusht Events (lead.created, reply.received, deal.won, handoff.triggered etc.) an deine URL — perfekt für Zapier/Make mit HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Airtable. (3) Native Integrationen auf Anfrage im Business/Enterprise-Plan. Für >95% der Kunden reicht Webhook + Zapier.
Was passiert wenn ein Lead sich beschwert?
Sofortige Opt-Out-Verarbeitung + Audit-Log. Wir haben für jede Mail Timestamp, Absender, Inhalt, Begründung. Bei DSGVO-Anfrage können wir binnen 24h Auskunft geben.
Könnt ihr auch andere Sprachen ausser Deutsch?
Ja. Englisch ist ready. Weitere Sprachen: im Plugin-Config via prompt-Sprache + Setzen des tone_of_voice. Native-Qualitaet in Englisch + Deutsch heute, andere Sprachen in Testphase.
Wie trennt ihr meine Daten von anderen Kunden?
Plugin-Isolation auf Query-Level. Role-Guard-Middleware verhindert Cross-Plugin-Zugriff. Jedes Plugin hat eindeutiges `plugin_name` das in JEDER Datastore-Query enforced wird. Physisch getrennt nur bei Enterprise-Plan (dedicated Supabase-Project).
Wie wird der Agent besser über Zeit?
Memory/RAG speichert Muster aus erfolgreichen Konversationen. Neue Mails bekommen relevante Past-Successes als Context. Ausserdem: jede knowledge_gap-Antwort von dir landet als FAQ → Agent weiss es beim nächsten Mal.
Was kostet mich der Agent an AI-Tokens?
Alles inklusive im Monatspreis. Wir routen intelligent zwischen Haiku/Sonnet/Opus — pro Lead ca. €0.02-0.05 Agent-seitige Kosten. Bei Starter-Plan €299 sind das ~€10-15 Token-Kosten, €284 Deckungsbeitrag.
Kann ich meinen eigenen Anthropic-Key nutzen?
Ab Enterprise-Plan ja. Dann zahlst du die Token-Kosten direkt, wir nur die Plattform-Gebuehr. Passt wenn du >50.000 Mails/Monat hast.
Gibt es einen Test-Account?
Nein. Stattdessen: 30 Tage Geld-zurück-Garantie auf vollem Produkt. Und Pilot-Programm für die ersten 10 Kunden (Setup gratis, 50% Rabatt).
Was wenn die AI eine schlimme Antwort schreibt?
1. Safety-Rails filtern forbidden phrases automatisch. 2. Learning-Mode (standard aktiv in ersten ~30 Konversationen) = jede Mail zur Human-Approval. 3. Confidence-Gate: bei Unsicherheit immer Draft. 4. Qualification-Handoff bei Meeting-Requests = AI verhandelt nicht.
Könnt ihr Voice-Agent / Cold-Calls?
Noch nicht. Geplant Q3 2026. Für early access am Voice-Beta: /kontakt melden.
20Downloads
Kalkulationstabellen zum Mitrechnen und Plugin-Template zum Starten. Alle CSVs sind UTF-8 + BOM, öffnen sich direkt in Excel, Numbers oder Google Sheets — Formelspalten sind dokumentiert, nachbauen < 5 Min.
Agent vs. Inhouse-SDR vs. Agency — inkl. Sensitivitäts-Fall
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Eingabezellen: Reply-/Meeting-/Close-Rate · berechnet Deals, Umsatz, Netto, Break-even
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Leerer Plugin-Rahmen mit ICP, KB, Safety-Rails, Handoff — ausfüllen und Onboarding mitbringen
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SPF, DKIM, DMARC für Inhouse-Absender-Modus — zum Weiterleiten an IT/DNS-Admin, druckfreundlich für PDF-Export
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Auftragsverarbeitungsvertrag + aktuelle Sub-Processors auf Anfrage (signed PDF)
Anfragen →
Hinweis: Die CSV-Werte sind redaktionell kuratierte DACH-Marktdaten (Stand 04/2026). Ersetze die Eingabe-Zellen durch deine eigenen Kennzahlen — die Formeln sind in der Spalte rechts dokumentiert und in jedem Tabellen-Programm nachbaubar.
Weitere Fragen?
Was hier nicht steht, klaert ein 30-Min-Call. Auch für Enterprise- Anforderungen (AVV-Review, SLA-Detail, Security-Questionnaires) ansprechbar.